Den gode dagsorden giver dit online møde resultater

Vil du sikre dig, at dit online møde får den effekt, du ønsker? Så er den gode dagsorden essentiel!

I online møder oplever vi nogle gange, at tendenser fra fysiske møder bliver intensiveret. Eksempelvis kan meget talende personer tage endnu mere plads og tilbageholdende personer kan koble helt ud af mødet. En diskussion mellem to mødedeltagere kan fortsætte endnu længere, eller det kan være svært at få gang i en diskussion, fordi ingen ved, hvem der skal tage ordet.

Med en god mødeagenda får du sat dit møde i struktur. Du gør mødedeltagerne sikre og opstiller forventninger til mødet. Du giver dig selv en kurs, du kan guide mødet efter, så I kommer sikkert i havn.

Her får du vores bedste fif til en god online mødedagsorden.

#1 Den gode dagsorden er præcis og fyldestgørende

Det betyder ikke, at dagsordenen skal være mange sider lang og beskrive alle punkter i detaljer med information. Det betyder, at det skal være tydeligt, hvad der skal ske og hvordan. I online møder har vi ikke samme måde at dele informationer på fysisk via kropssprog og papir, derfor er det nødvendigt, at alle har dagsordenen til at navigere efter.
Der skal være nok information til, at deltagerne har en fornemmelse af, hvad de kan forvente og hvad der forventes af dem.

Vi anbefaler, at følgende information inkluderes i dagsordenen:

Den gode dagsorden online er altså en dagsorden, der giver mødedeltagerne information om mødets indhold og struktur. Og samtidig tydeliggør ansvar og mål for hvert punkt.

I det følgende går vi nærmere ind i nogle af ovenstående punkter.

#2 Gør formålet med hvert punkt klart

Du sparer dig selv og dine kolleger for mange frustrationer ved at være skarp på punkternes formål. (Dette gælder for både onlinemøder og fysiske møder). Hvis et punkt er ren orientering, er det ikke nødvendigt for mødet at diskutere holdninger til det. Og hvis et punkt er til beslutning, duer det ikke at glemme at deltage i diskussionen med vigtige perspektiver. Online er dette særlig vigtigt, da tendensen til at multitaske med mail eller sms er stor, og man derfor kan gå glip af vigtige pointer i mødet.

Den simpleste og mest traditionelle nuancering mellem dagsordenspunkter er:

• Orientering: Der orienteres om et emne. Der er ikke behov for sparring eller kommentering, det er ren videregivelse af information. Der kan stilles spørgsmål fra andre i mødet for at sikre korrekt forståelse.
• Drøftelse: Som ordet indikerer, er der under dette punkt plads til holdninger, input og indsamling af perspektiver. Vi foretrækker at kalde denne type punkter for Udforskning. Det inviterer mere til deling af information og fuld afdækning af området, hvor ordet drøftelse lyder som en invitation til diskussion på tværs. Tænk på, at drøftelse/udforskning har til formål at levere data til dem, der skal arbejde videre med et emne eller tage en beslutning. Under et drøftelsespunkt er der selvfølgelig først mulighed for at stille spørgsmål. Derefter kan man reagere og udforske på oplyst grundlag.
• Beslutning: Er der beslutningspunkter i et møde, er det primært fordi beslutningsmandatet er mødets deltagere. Det vil sige, mødet har bemyndigelse til at tage en gyldig beslutning. Der kan være flere veje til at tage beslutninger i et møde; samtykke, afstemning, konsensus, mv. Uanset beslutningsmetode er det vigtigt, at der før beslutningen er en orientering med mulighed for spørgsmål, samt en drøftelses-/udforskningsrunde, så beslutningen kan tages ud fra fyldestgørende information. Angiv gerne i dagsordenen, hvilken beslutningsmetode der anvendes, hvis det ikke er integreret i jeres faste mødeformat.

#3 Angiv en ejer af punktet

Når du i dagsordenen fortæller, hvem der ejer punktet, sikrer du ansvar. En ejer af et punkt er typisk vedkommende, der har ønsket at få punktet på, eller den, der har udført en opgave.

Ejeren er ansvarlig for at introducere punktet og orientere mødet om emnet. Det kan være en orientering om en beslutning fra ledelsen, en orienterende status fra økonomiansvarlig, eller en projektleder, der har brug for input til en sag.

#4 Tidsangivelser eller ej?

Hvor lang tid er der til hvert punkt. Det er lidt et temperamentsspørgsmål, om man har dette med i sin dagsorden. Nogle mødeledere foretrækker at have det som rettesnor, og andre føler sig begrænset af det. Online møder ligger ofte lige efter hinanden, og der er derfor ingen buffertid ved online møder. Det betyder, at du som mødeleder er nødt til at overholde start- og sluttidspunkt. Tid er altså et vigtigt parameter i dit online møde.

Du kan overveje nedenstående fordele og ulemper ved at angive tid til hvert punkt.

Sætter du tid på dagsordenspunkter:

• Kan nogle deltagere føle sig mere trygge, fordi de kan se, der er tid til det hele (I hvert fald på planen).
• Har du en forhåndsplan, du som mødeleder kan navigere efter.
• Kan det stresse nogle deltagere, hvis tidsplanen skrider, og deres fokus kan fjerne sig fra det vigtige.
• Sender du et signal til mødedeltagerne om, hvor meget tid og diskussion, der er plads til. (Vær dog opmærksom på paradokset i, at ting ofte tager den tid, der er sat af til det!).

Sætter du ikke tid på dagsordenspunkter:

• Kan nogle deltagere blive usikre på, om man kan nå det hele igennem.
• Skal du som mødeleder undervejs sikre dig, at der er tilstrækkelig fremdrift i mødet, så nødvendige punkter nås.
• Kan du som mødeleder undervejs nemmere prioritere tid til de vigtige diskussioner, der opstår. (Du kan også justere i tidsplanen, hvis den er angivet, men det forstyrrer ofte mødet mere).

Uanset din præference, kan det være en god idé at spørge ejer af punktet, når du laver dagsordenen, hvor lang tid vedkommende ønsker til punktet.  

Overordnet håber vi, du af ovenstående har fået et indtryk af, hvor vigtig den gode dagsorden er i et online møde.

Vil du vide mere om den gode opbygning i online møder? Så kom med, når vi afholder webinar om netop dette d. 27. januar kl. 8.30-10.00.
Se mere om dette webinar og vores andre webinarer om gode online møder HER