Hvad vil din organisation, og hvor ønsker den at bevæge sig hen? I de organisationer, der bryder frem i denne tid, er det spørgsmål, som alle i organisationen lytter efter og er opmærksomme på (Frederic Laloux, Fremtidens organisation). En sådan lytten og opmærksomhed kræver, hvad vi kalder ”organisatorisk nærvær”.
Det er et nyt begreb. Indledningsvis definerer vi det som nedenfor.
Organisatorisk nærvær
En organisation og dens medarbejderes evne til at være nærværende og i kontakt med sig selv og omverdenen. En opmærksomhed mod organisationens samlede behov i forhold til formål, virke, og medarbejdernes trivsel.
Organisatorisk nærvær opstår, når organisationens individer hviler i sig selv og samtidig mærker og sanser udadrettet. Det enkelte individ er opmærksom på sin omverden og sine medmennesker – både med sin bevidsthed og sit hjerte. Med nærvær i hjerne og hjerte observerer og sanser man organisationens situation og virke. Den enkelte er opmærksom på, hvilke interne og eksterne forhold der spiller ind på udlevelse af organisationens vision, mission og formål. Han eller hun er opmærksom på, hvad der bevæger sig blandt medarbejderne og i omverdenen. Det organisatoriske nærvær og analyserne ud fra dette, giver mulighed for handling.
Organisatorisk nærvær – et opmærksomhedsfelt for alle
I den traditionelle organisation vil to led typisk have det overordnede ansvar for at styrke og have øje for det organisatoriske nærvær. Ledelsen – der skal sætte mål og rammer for arbejdet. Og HR-afdelingen/medarbejderen – der skal sikre den organisatoriske trivsel og udvikling.
Arbejder man i organisationer med selvorganisering og selvledelse (fx med holokrati eller sociokrati) kan det overordnede fokus på det organisatoriske nærvær ligge hos en cirkelleder. Cirkellederen har ansvar for at cirklen/teamet agerer efter sit og organisationens formål. Der kan evt. også være en trivselsrolle af en art.
Men i virkeligheden ligger ansvaret hos alle. Det er alles opgave at mærke efter og være opmærksomme på, hvad der rør sig i organisationen. Og alle har mulighed for at påvirke og være med til at ændre.
Uanset hvem i organisationen, der har opgaven med at have det primære fokus på det organisatoriske nærvær, er fixpunkterne i arbejdet organisationens formål:
- Arbejder vi op mod vores vision og mission?
- Hvad hindrer eller understøtter arbejdet?
- Hvad truer eller støtter det?
- Hvad i vores omgivelser påvirker vores virke – positivt eller negativt?
- Hvordan trives vi i organisationen – lades vi op i vores arbejde og opgaver eller drænes vi?
- Hvad skal der til for at understøtte det positive og ændre på det, der evt. tager energi?
I en organisation med organisatorisk nærvær er det opmærksomhedspunkter, man hele tiden har med sig. Man mærker og agerer ud fra det, man mærker. Man har spørgsmålene med sig i det daglige arbejde, til møder og evt. til arrangementer med det særlige fokus – på uge, måneds eller halvårligt basis. Det er en opmærksomhed, man bærer med sig og reagerer på, så snart man oplever, at der er nye behov.
Redskaber der understøtter det organisatoriske nærvær
Organisatorisk nærvær handler om opmærksomheden på organisationen, dens virke og deltagere, men det er også et mindset – en måde at arbejde på, der kan understøtte tilgangen og opmærksomheden.
Alt nærvær kræver, at vi er, med det, der er. På individniveau betyder det, at man må arbejde med accept og ærlighed. At frigøre sig fra én bestemt identitet og at skabe de rette betingelser (Ernest Holm Svendsen). Det kræver, at man arbejder med selviagttagelse (Ekhardt Tolle).
Det er grundlæggende de samme egenskaber og færdigheder, man må arbejde på, hvis man vil øge det organisatoriske nærvær.
At øge sin opmærksomhed kræver åndehuller, tid til væren og refleksion. Den tid og væren kan bl.a. skabes gennem stilleperioder, sanseperioder (korte øjeblikke, hvor man blot sanser lyde, dufte, fornemmelser på kroppen mv.) eller pauser med iagttagelse af natur. Skaber man som leder en organisationskultur, hvor der er plads til langsommelighed og ro, skaber man også en organisationsstruktur, der giver plads til det organisatoriske nærvær.
Stilhed som et redskab i mødekulturen vil øge det organisatoriske nærvær – og kan med fordel anvendes med fælles refleksion over organisationen. En refleksion over, hvordan man oplever organisationen har det, hvad den har brug for, hvad mødets, dagens, ugens, månedens aktivitet(er) har gjort for den osv. Få inspiration til brug af stilhed i møder hos Bastian Overgaard.
Vores bud på en aktivitet, der løbende sikrer det organisatoriske nærvær er en fælles afslutning på ugen i mindre grupper. På bare 45 minutter kan alle gå på weekend klogere på sig selv, på de andre og på organisationen. Med brug af stilhed med refleksion, korte delinger og responser bliver man i fællesskab klogere. Læs vores blog: Nærvær i arbejdslivet – fuld effekt på 45 minutter for mere information om aktiviteten.
Organisatorisk nærvær i det hybride arbejdsliv
I det hybride arbejdsliv bliver det ekstra vigtigt at være opmærksom på, hvordan man skaber rammerne for opmærksomheden på det organisatoriske nærvær. Der er to scenarier, man må undgå:
- At man kun har fælles møder og samarbejder, når man er fysisk sammen
- At man ikke har fastlagt, hvordan, hvornår og hvor meget man mødes på tværs af organisation, afdeling og team selvom man opholder sig på forskellige fysiske lokationer.
Det er vigtigt at tænke den hybride organisation som én organisme. En organisme hvor man mødes og samarbejder i den mængde og med den fleksibilitet, der er behov for ud fra vision/mission og formål. Man må gøre sig bevidste tanker om, hvordan man skaber én fælles struktur og kultur.
Lederen af den hybride organisation har til opgave at skabe de rette rammer. Rammer, hvor man er bevidst og kan tale om, hvorvidt alle arbejder mod de fælles mål, og hvordan det går med det. Her må man forholde sig til:
- Hvornår man mødes?
- Hvordan man mødes på tværs?
- Hvad man mødes om?
- Hvordan forskellige typer af møder og aktiviteter afvikles/faciliteres?
- Hvem der har ansvaret for, at møder og aktiviteter afvikles som aftalt og at der fleksibelt ændres i dette efter behov og med nye erfaringer?
Mødelederens rolle i at understøtte nærvær
I det enkelte møde skal den ansvarlige for mødet være opmærksom på, hvordan de forskellige mødedeltagere deltager:
- Hvem sidder alene i eget lokale ved eget device?
- Hvem sidder evt. sammen to og to ved ét device?
- Hvem sidder evt. sammen i en større gruppe ved et enkelt device?
- Hvem sidder evt. i samme lokale med hvert deres device?
Som mødeleder skal du sikre dig, at alle kommer til orde og kan bidrage til samtalen. Det sikrer, at den nødvendige information og bidragene til, at formålet opnås, kommer på bordet. Som mødeleder må du derfor tage følgende på dig:
- Sørg for at alle kan se alle deltagere – uanset hvordan de deltager.
- Sørg også for at sikre en individuel talerække, så par eller grupper ikke kommer til at optræde som én samlet enhed.
- Hav en bevidst strategi for, hvordan du fordeler ord – og vær eksplicit omkring den.
- Giv plads til stilhed og pauser – og sørg for at give ensartede instruktioner omkring pauser. (Pauserne bliver forskellige alt efter, hvordan man deltager – om man naturligt kan gå i small-talk fordi man fysisk sidder sammen med andre mødedeltagere, eller om small-talk skal faciliteres blandt deltagere, der udelukkende deltager online).
- Afsæt tid til en hurtig runde om, hvordan en pause er anvendt, så alle kommer til at være del af det sociale fællesskab og får fornemmelse af, hvad der er sket.
Vil du have endnu flere fif til, hvordan du sikrer både nærvær og effektivitet i dine online møder? Læs også vores andre blogs om online møder:
Gode online møder med engagement og effektivitet
Den gode dagsorden giver dit online møde resultater
Kontakt os for sparring og redskaber til, hvordan du får mere nærvær ind i din organisation.
Ring til Anette på 2324 5403