Hjem » Gode online møder med engagement og effektivitet

Gode online møder med engagement og effektivitet

Hjemmearbejde og online møder er over os igen! Der er nye anbefalinger fra myndighederne. Mange virksomheder laver retningslinjer for delvis hjemsendelse. Igen skal vi vænne os til at mødes fra hver vores side af skærmen.
Har du helt styr på mødestrukturen i gode online møder? Eller gruer du for en vinter med møder, der dræner energi og motivation og ikke føles effektive?

Med nedenstående som rettesnor garanterer vi, at du vil opleve nærværende online møder. Møder som er strukturerede, inddragende og tydelige!

De første 5-10 minutter er afgørende for resten af mødet Har skal du som mødeleder afstemme forventninger med deltagerne. Ønsker du aktive deltagere skal du fra start signalere, at deres deltagelse er forventet og vigtig. Ellers risikerer du, at de tjekker mentalt ud af mødet fra start. Du kan med fordel opridse mødets retningslinjer: har man kamera på, hvordan får man ordet, er der plads til spørgsmål, osv. Det er med til at skabe tryghed omkring, hvordan man forventes at deltage.

Retningslinjer for gode online møder

Vores tre bedste metoder er til at få alle på banen fra start er:

  • Tjek ind – en runde med hvad har vi hver især med os ind i mødet? Hvordan har vi det? Hvad fylder?
  • Afstemninger, wordclouds, polls, mv. Har du mange deltagere i mødet, så ikke alle kan få ordet, er disse gode. Med en afstemning el.lign. afkræver du alles opmærksomhed.
  • Reaktionsrunde. Ved hurtigt at få alles reaktion på noget, aktiverer du deres fokus i mødet. Det kan eksempelvis være en reaktion på dagsordenen.

Læs mere om tjek ind i vores blogindlæg “Tjek ind i forskellige samarbejdsformer”

De strukturer og rammer, du sætter i dit online møde, er afgørende for at opleve flow og energi undervejs. Det er rammerne, der gør det muligt at være nærværende. Vi har efterhånden vænnet os til de tekniske rammer efter 1½ år med delvis nedlukning. Vi ved, hvordan man rækker den digitale hånd op. Vi kan sætte en baggrund på, som skjuler køkkenet i baggrunden osv. Men vi er nok ikke blevet helt enige om spillereglerne og strukturerne i online mødet.

Skal alle have samme forståelse af, hvad der skal ske, og hvordan mødet gennemføres, er du nødt til at italesætte det.

Vores bedste struktur til det gode online mødeformat er baseret på rundeprincippet. Alt tale og diskussion foregår i runder. Det vil sige, at du som mødeleder styrer ordet, så alle får deres taletid efter tur. Der foregår ikke diskussion eller småsnak på tværs af runderne.

Samtidig struktureres mødet efter tydelige dagsordenspunkter, som behandles efter om de er til orientering, drøftelse eller beslutning. Ved orienteringspunkter er det kun muligt for deltagere at stille spørgsmål. Reaktioner er der ikke behov for.

Som mødeleder skriver du rækkefølgen på runden ned, eksempelvis i chatten. Eks. Lars, Lise, Tove, Anders.
Dagsorden til gode online møder

Ved drøftelsespunkter, er der først en runde med spørgsmål. Denne efterfølges så af en runde med reaktioner. En reaktion er kort (3-5 sætninger), præcis, og forholder sig til det præsenterede. Formålet med en drøftelse er at indsamle data. At få al den viden på bordet, der er nødvendigt for at kunne tage en beslutning. Ved beslutningspunkter er det vigtigt at tydeliggøre, hvem der har beslutningsretten. Er det en leder, mødet som helhed eller andet? Og her er drøftelsesrunden afgørende for at informere beslutningen.

Er du interesseret i en samtykkebaseret metode til beslutninger? Så læs mere om den sociokratiske metode, som også ligger til grund for vores format for gode online møder.

Lyder det firkantet og alt for stringent? Så husk at det handler om respekt! Respekt for den enkelte deltagers mulighed for at tale uforstyrret. Og respekt for at alle har noget værdifuldt at bidrage med.

Afslutningen er med til at præge, hvordan deltagerne går fra mødet. Det er vigtigt, at du bruger de sidste minutter af mødet på at sikre fælles forståelse. Her er tre ting, du kan overveje at gøre på dit næste møde:

  • Opsummer beslutninger. Sørg for at alle ved præcist, hvad der blev lavet af aftaler og beslutninger på mødet. Få eventuelt en anden deltager, f.eks. referent, til at lave opsummeringen.
  • Mangler vi noget? Var der punkter på dagsordenen, I ikke nåede? Opstod der noget, I skal forholde jer til på næste møde? Få det med, så det ikke bliver glemt.
  • Tjek ud. Hvis I har tjekket ind, er det også vigtigt at tjekke ud. Det er igen en kort runde, hvor alle får mulighed for at sige, hvad de tjekker ud af mødet med. Det giver en god fornemmelse af, hvordan deltagerne har oplevet mødet.

Mangler du inspiration til at aktivere deltagerne undervejs i mødet, kan du her få: 5 idéer, der sikrer aktive onlinedeltagere

Ønsker du at blive bedre til at lede gode online møder? Så er vores webinarrække om online møder i januar noget for dig. Her klæder vi dig på til facilitere gode online møder, skabe nærvær og understøtte online samarbejde.
Læs vores tilbud her

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *