Spring til indhold
Hjem » Online samarbejde med liv, energi og fremdrift

Online samarbejde med liv, energi og fremdrift

Online samarbejde og samarbejde på distancen giver mulighed for sparret transporttid, internationale samarbejder og øget fleksibilitet for den enkelte og organisationen. Det har været praksis for internationale virksomheder og distance-arbejdspladser længe. Nu er det pludselig blevet hverdag for mange af os.

Hvordan skaber vi det bedste online samarbejde med nærvær? Hvordan bryder vi væk fra onlinemøder, hvor vi sidder fanget bag hver vores skærm, og det eneste værktøj er diskussion og snak på skift?

Det får du vores perspektiv på i det følgende.

Måske er du en af de mange, der føler sig begrænset af onlineformatet, og hvad platformene tilbyder. Men prøv at overveje følgende:

Forestil dig online mødet som et tomt mødelokale. Ingen whiteboard, ingen papir og skriveredskaber, ingen sticky notes eller andet til at hjælpe faciliteringen. Udelukkende et tomt rum, der gør det muligt for os at være sammen. Begrænsningerne er ikke nødvendigvis i online-elementet, men i de værktøjer, vi har mulighed for at trække på.

Tomt møderum

Online mødeplatforme har efterhånden mulighed for chat, præsentationsvisning, whiteboard, osv. Møderumet begynder så småt at kunne opbygges med nogle af de redskaber, vi kender fra det fysiske møderum. Men det er stadig et møderum, der mest inviterer til formidling og én person, der skriver og noterer. Vi kan bygge lidt videre og bruge break out rooms, som svarer til tilstødende lokaler, vi kan sende folk ud i (og endda mere effektivt end fysisk, da de ikke skal gå frem og tilbage).

Vil vi have endnu mere energi og synergi ind i mødet, er vi nødt til selv at bringe det med ind (det gælder sådan set også for det fysiske møderum). Her er nogle måder at gøre det på:

  • Udnyt teknologien: Brug Google Jamboard, Miro, Stormboard eller lign. til at arbejde med sticky notes. På den måde kan alle bidrage til brainstorms eller give input til et emne. (Sørg for at alle har adgang via deres pc eller device). Brug stilhed og refleksionstid til at skabe eftertanke. Del i breakoutrooms, i eksempelvis et Jamboard, eller lav en mentimeter, hvor alle kan skrive egne tanker.
    Brug break out rooms på din måde! Skift sammensætningen af grupper undervejs, hvis du savner dynamik. Få grupperne til at notere deres diskussion i hver deres slide på Jamboard eller i en Padlet (så har du også allerede et referat og grupperne har adgang til hinandens!). Brug fysiske elementer. Skriv eksempelvis nøgleord og overskrifter ned på en flipover bag dig. Få deltagerne til at tegne eller skrive på papir og så dele efterfølgende.
  • Bring energi ind i rummet: Få kroppen i spil, så deltagerne ikke er låst fast i deres stol bag skærmen. Lav energizers, der får kroppen i gang. Du kan bruge de fleste øvelser, som ikke kræver fysisk kontakt, online. Vær ikke bange for at få folk til at rejse sig fra stolen. At få gang i kroppen er også en påmindelse om at være tilstede og nærværende.
    Send folk væk fra skærmen. Få dem til at gå rundt om huset i en refleksionspause eller send dem ud at hente en genstand, fx i en given farve, eller som de forbinder med processens emne.
    Husk pauserne, så folk ikke kører trætte. Hold en pause efter 45-50 minutter – eller før. Det er typisk så længe vi kan fokusere. Og lav skift i aktiviteter undervejs for at fastholde alles opmærksomhed. Hold evt. frokostpausen sammen i break out rooms, hvor folk kan snakke uformelt i mindre grupper, mens de spiser deres frokost.

I bund og grund: overvej hvad formålet er med processen og find et format, der kan understøtte det.

Skærmen og kameraets firkantede ramme kan virke som en stor begrænsning for kreativiteten. Men ved at opbløde opfattelsen af rammen, kan vi invitere kreativiteten mere ind. Som ovenstående betragtninger har vist, er vi ikke begrænset til at være små billeder i en mødeplatform. Vi har værktøjer og greb til at kunne angribe selv komplekse udviklingsprocesser.

  • Brainstorms: Indsaml idéer og perspektiver ved at lave brainstorms. Du kan bruge onlineredskaberne, hvis du vil lave skriftlig brainstorm. Eller du kan lade folk skrive på rigtige sticky notes, og så lave en session, hvor de alle bliver læst højt (og noteret). Indbyd folk til at stå op eller gå rundt i lokalet, mens de tænker. Mulighederne er mange. Husk blot at gøre reglerne tydelige for alle i forhold til talerække, tid, principper, mv.
Google Jamboard
  • Udviklingsprocesser: Ligesom med brainstorms så benyt dig af de redskaber, du har til rådighed. Bruger du normalt grafiske skabeloner eller projektmodeller, så overfør dem til online whiteboards eller programmer som Miro eller Stormboard. Så kan deltagerne være med til at udfylde undervejs. Plejer du at bruge gruppearbejde, så lav grupper i break out rooms og understøt grupperne undervejs med chatbeskeder eller besøg i grupperne. Udpeg evt. en tovholder i hver gruppe – og forbered denne på opgaven, inden mødet.

Ovenstående platforme og redskaber giver mulighed for synkron bearbejdning, ofte via et link der deles med mødedeltagerne. Du har altså mulighed for at involvere dine mødedeltagere i skriveprocesser og fælles produktion.

Dermed sikrer du deltagerinvolvering, engagement, nærvær og udnyttelse af den kollektive intelligens. Endvidere giver det muligheden for at arbejde videre asynkront. Deltagere kan efter mødet vende tilbage til et dokument eller et board og tilføje eller arbejde videre.

Vil du arbejde med co-creation og sikre godt samarbejde, skal du dog være opmærksom på følgende:

  • Hav klare spilleregler: Når du giver folk adgang til et fælles dokument eller board, får de også mulighed for at skrive/flytte/slette andres input. Derfor er det vigtigt at stille nogle retningslinjer op i forhold til hvad de forventes at gøre. Eksempelvis at de kan skrive eget input, tilføje kommentarer, osv., men ikke slette andres eller flytte rundt på andres.
  • Arbejd med versionering: Arbejder du med hele dokumenter eller koncepter, som der efterfølgende arbejdes videre på, så hav en politik for versionering. Det kan være, at man gemmer i en version 2.0, 3.0, osv., når man arbejder videre på et dokument, eller at man lægger tidligere versioner i arkivmappe. På den måde gemmes historik og eventuel slettet eller ændret indhold, man senere kunne ønske at genindføre.
  • Sørg for adgang til alle: Det er vigtigt, at alle har de samme rettigheder og adgangsmuligheder. Sørg derfor for at alle har nyeste versioner af apps, programmer, mv. Du kan også med fordel lave en kort brugsanvisning, der fortæller om de vigtigste funktioner.

Vi håber, du af ovenstående har fået en fornemmelse af, at online samarbejde kan være en vægtig medspiller og instrument i fremtidens arbejdsliv. Det har klare kvaliteter og muligheder, og understøtter kolleger og medarbejderes ønsker om fleksibilitet.

Vil du vide mere om online samarbejde, så tjek vores andet webinar om netop det emne i webinarrækken HER
Eller kontakt Anette på ag@grunnetpetersen.dk eller 2324 5403 hvis du har brug for sparring eller facilitering!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.